Ayuda de SINCOP

Cómo armar el expediente de una contratación pública de principio a fin. SINCOP funciona en el navegador, también desde el celular.

La idea central: el dato se ingresa una sola vez (objeto, ítems, presupuesto, responsables) y llega a todos los documentos. Si corriges algo, regeneras el documento y queda una versión nueva.

Primeros pasos

  1. Crea tu cuenta en sincop.online/app/register y confirma tu correo con el enlace que te llega.
  2. Registra tu institución: razón social, siglas, RUC, ciudad y dirección. Si la cuenta es personal, la institución y sus formatos son tuyos; nadie más los ve.
  3. En el menú de la institución (arriba a la izquierda) entra a Datos de la institución y completa:
    • Membrete o imagen de encabezado y logo: salen en todos los documentos.
    • Pie de página (imagen o texto) y el formato de numeración de memorandos.
    • Autoridades: máxima autoridad, director administrativo, financiero, responsable de compras, etc., con su cargo y título. SINCOP las usa en firmas y destinatarios.

Crear un expediente

En Expedientes → Crear expediente eliges el procedimiento (hoy: ínfima cuantía) y llenas las pestañas:

Pantalla de un expediente en SINCOP
Los datos del expediente se llenan una vez y alimentan todos los documentos.

Proformas y estudio de mercado

  1. En el expediente pulsa Proformas → Registrar proforma y sube el PDF del proveedor.
  2. Toca Leer datos del PDF: SINCOP propone número, fecha y precios por ítem. Revísalos.
  3. Marca los criterios de validación (o Todo cumple). Las proformas que no cumplen quedan fuera con su observación.
  4. Pulsa Fijar presupuesto referencial: la proforma válida de menor valor fija los precios de todos los documentos.

Los proveedores se guardan en Proveedores; con el RUC, SINCOP consulta al SRI la razón social y el estado.

Registro de proformas
Matriz de validación y cuadro comparativo a partir de las proformas.

Documentos del expediente

En Documentos está el checklist del procedimiento en el orden real del trámite. Para cada paso:

Checklist de documentos
El checklist muestra qué falta y qué depende de qué.

Memorandos para Quipux

Las solicitudes (certificación de catálogo, POA, PAC, presupuestaria, autorización de gasto, pago) no se hacen en Word: SINCOP te da el texto listo para copiar en Quipux.

  1. En el paso del memorando pulsa Texto Quipux.
  2. Usa Copiar en el asunto y en el cuerpo, y pégalos en Quipux.
  3. Cuando Quipux te dé el número, regístralo con la fecha de envío.
  4. Cuando llegue la respuesta, súbela en el paso correspondiente y pulsa Leer documento.
Texto para Quipux

Redactar con IA

En la pestaña Contenido, cada sección tiene el botón Redactar con IA. Usa los datos guardados del expediente y tus indicaciones para proponer el texto. Lo que la IA no sabe lo marca como [COMPLETAR: …]: no inventa nombres, montos ni fechas. Revisa siempre el texto antes de guardar. Cada plan incluye un número de redacciones al mes.

Tus propios formatos

  1. En Formatos → Plantillas base descarga la plantilla del documento.
  2. Ábrela en Word y dale el formato de tu institución sin borrar los marcadores como ${objeto} o ${tabla_items}.
  3. En Variables disponibles están todos los marcadores que SINCOP llena.
  4. Súbela con Subir formato. Desde ese momento, ese documento sale con tu formato.

Solo el administrador y el rol Compras públicas pueden subir formatos.

Expediente completo (ZIP)

En Documentos → Expediente ZIP descargas todo el expediente numerado en el orden del trámite, con un índice, los memorandos enviados como texto, las proformas y los adjuntos. Listo para archivar.

Usuarios y roles

El administrador agrega compañeros en Usuarios (según el límite del plan). Si la persona no tiene cuenta, se crea con una contraseña temporal que debe cambiar en su perfil.

Revisión por experto

Antes de firmar, puedes pedir que un especialista en contratación pública revise el expediente: coherencia entre documentos, montos, plazos, base legal y formatos.

  1. En el expediente pulsa Revisión por experto → Pedir revisión, cuéntale qué revisar y sube el comprobante de pago.
  2. Al confirmarse el pago, la revisión entra a la cola y ves la fecha de entrega.
  3. El experto deja observaciones por documento y, si hace falta, corrige datos. Cada cambio queda registrado con el valor anterior y el nuevo.
  4. Termina con «Aprobado» o «Con observaciones». Marca cada observación como corregida cuando la resuelvas.

El experto solo ve ese expediente y solo mientras la revisión está abierta. Solo el administrador puede pedirla.

Plan y pagos

Instalar en el celular o la computadora

Soporte

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